Comment intégrer efficacement les plateformes de communication et de collaboration en ligne dans les entreprises ?

Introduction

Les plateformes de communication et de collaboration en ligne se développent fortement depuis 2020 et la population est de plus en plus concernée par leur utilisation, qu’elle se fasse dans la sphère privée, scolaire ou professionnelle.

Définition et fonctionnement des plateformes

Les plateformes de collaboration sont des logiciels qui permettent à une équipe de mieux travailler ensemble. Elles mettent à la disposition des utilisateurs des outils de communication, des outils d’édition et des outils de partage (Axido, 2021).

Comme exemples de plateformes, on peut citer la suite de Google et la suite de Microsoft. Il existe également les plateformes Asana, Trello, Slack (Axido, 2021).

Les outils collaboratifs permettent d’optimiser le travail et les processus en centralisant les informations et en garantissant que les différents formats de contenus soient accessibles et modifiables en tout temps et en temps réel (Baccale Ramonatxo, 2021).

Grâce à ces plateformes, les managers peuvent mieux structurer leurs projets et améliorer le suivi. Les employés, quant à eux, peuvent améliorer leurs interactions entre eux et stimuler leur créativité. D’un point de vue globale, les organisations peuvent améliorer leur communication et leur transparence et favoriser les échanges et l’entraide (Baccale Ramonatxo, 2021).

Légende : (W., 2022)

Importance des plateformes

Les plateformes de collaboration en ligne sont rarement utilisées dans leur ensemble (40 %) mais ce sont plutôt quelques extensions de ces plateformes qui sont souvent utilisées. On peut notamment citer les applications de messageries (74 %), les applications de visioconférences (70 %) ou les outils de gestion de documents collaboratifs (56 %). De manière générale, les hommes utilisent plus ces plateformes que les femmes, les travailleurs jeunes les utilisent plus que les travailleurs âgés et cette pratique est plus répandue dans les entreprises de taille moyenne (OpinionWay 2022).

Réussir l’intégration des plateformes en entreprise

Lors de l’intégration d’une plateforme au sein d’une entreprise, il est important de mettre en place une phase de test auprès d’une certaine catégorie d’employés pour recueillir leurs expériences avant d’envisager un déploiement global au sein de l’organisation. Les tutoriels vidéos permettent d’expliquer le fonctionnement et de favoriser l’intégration. Il convient également de déterminer le style de communication de l’entreprise, dans quelle mesure les collaborateurs sont ouverts à la nouveauté et quels sont les avantages de la plateforme (Heer 2020).

Avant d’arriver à l’Université de Fribourg, j’occupais le poste de responsable informatique dans une école jurassienne et je me suis chargé de l’intégration de plusieurs nouvelles plateformes entre 2019 et 2023. De ce point de vue personnel, je me suis rendu qu’une communication ouverte et transparente favorise l’intégration par les employés, qui ont autrement l’impression qu’on leur cache des choses ou que le déploiement se fait dans leur dos.

En plus de cette communication transparente, il est important de réunir en présentiel ou en visioconférence les employés concernés pour leur exposer les enjeux de la migration ainsi que le fonctionnement des nouvelles solutions. Il est aussi important de définir une ou plusieurs personnes de contact une fois l’intégration effectuée pour permettre aux employés de poser des questions ou de demander de l’aide.

Daniel Renaud

Bibliographie

Baccale Ramonatxo, Pierre. 2021. « Les avantage des outils collaboratifs | M&BD Consulting ». M&BD Consulting. https://www.mbdconsulting.ch/publications/les-outils-collaboratifs-un-atout-dans-la-transformation-des-entreprises (2 juin 2024).

Axido. 2021. « Qu’est-ce qu’une plateforme de travail collaboratif ? » Axido. https://www.axido.fr/quest-ce-quune-plateforme-de-travail-collaboratif/ (2 juin 2024).

W, Sébastien. 2022. « 7 Outils de Communication d’équipe Populaires Qui Stimulent La Collaboration ». MindManager Blog FR. https://blog.mindmanager.com/fr/7-outils-de-communication-dequipe-populaires-qui-stimulent-la-collaboration/ (2 juin 2024).

OpinionWay. 2022. « Les actifs et les conditions de travail flexibles ».

Heer, Andreas. 2020. « Conseils: introduire Microsoft Teams en entreprise ». Swisscom B2B Mag. https://www.swisscom.ch/fr/b2bmag/new-way-of-working/implementer-microsoft-teams-entreprise/ (2 juin 2024).